Lesen, bearbeiten, erzeugen Vier Wege ins PDF

Office erzeugt doch PDFs – brauche ich mehr? Was brauche ich für das Erstellen eines professionellen Bewerbungs-PDFs? Bevor es ans Testen oder Kaufen der Programme geht, hilft dieser Artikel bei der Entscheidung für das richtige Werkzeug.

PDF erzeugen  (Foto)
Vier Wege führen zum PDF. Bild: istock

Für PDF-Dokumente gibt es die verschiedensten Werkzeuge, die wir im entsprechenden Artikel vorgestellt haben. Diese können vieles, haben aber auch ihre Grenzen – beides erläutert dieser Artikel.

Office-Pakete: Erzeugen mit einem Klick

Um wenig komplexe Briefe, Textverarbeitungsdokumente oder einfache Excel-Tabellen in A4-Größe umzuwandeln, genügen die integrierten Funktionen der Office-Pakete. In Open Office ist ein Klick auf das Symbol ausreichend, um PDFs zu erzeugen, und der Speichern-Dialog öffnet sich. In Microsofts Office 2010 dagegen ist im Dialog «Speichern unter» als Dokumenttyp «.pdf» auszuwählen. Nutzer von MS Office 2007 müssen diese Funktionalität über ein von Microsoft erhältliches Zusatzprogramm nachinstallieren.

In Microsofts Office-Paket kann das PDF-Dokument vor dem Speichern nur noch stufenweise in der Dateigröße angepasst werden. Open Office bietet über «Datei – Exportieren als PDF» weitere Einstellungsmöglichkeiten. Die wichtigsten für den Alltag widmen sich der Qualität eingebetteter Bilder, um beispielsweise die Dateigröße zu verringern, dem Passwortschutz des Dokuments oder der Frage, wie dieses beim Öffnen auf dem Computer des Lesers angezeigt wird - etwa als Vollbild oder ohne Menüleisten. Die Einstellungen haben jedoch ihre Grenzen, wer mehr will, greift zum PDF-Drucker.

PDF-Drucker: Erzeugen und anpassen aus jedem Programm heraus

Wer auch in anderen Anwendungen PDFs erzeugen möchte, mehrere Dokumente zusammenfügen oder schlicht mehr Einfluss auf die PDF-Eigenschaften haben will, greift zu einem PDF-Drucker wie dem PDF-Creator. Das Programm installiert sich wie ein Drucker in Windows und ist somit auch vom Webbrowser, vom E-Mail-Programm und allen anderen mit Druckmöglichkeit zugänglich.

Die Einstellmöglichkeiten solcher Werkzeuge sind weit größer als bei den Office-Funktionen. So kann zum Beispiel für jedes Bild-Dateiformat einzeln festgelegt werden, in welcher Qualität es im PDF erscheinen soll, die Verschlüsselungsstärke des optionalen Passwortes kann ausgewählt werden und bestimmte Schriftarten können hinzugefügt oder entfernt werden. Somit ist auch ein feinerer Einfluss auf die Endgröße des PDFs möglich. Vorhandene Dokumente bearbeiten können die Drucker aber nicht. Sollen in ein PDF nur Kommentare eingefügt werden oder die gesperrte Ausfüllfunktion umgangen werden, reichen womöglich gute PDF-Betrachter.

PDF-Betrachter: Kommentieren und ausfüllen

Wenn es darum geht, aus einem PDF Dinge herauszukopieren, Anmerkungen einzufügen, Zeilen farblich zu markieren oder Formulare auszufüllen, dann kann ein cleverer PDF-Betrachter helfen. Alternativprodukte scheren sich im Gegensatz zum Adobe Reader teilweise nicht um die Einschränkungen, die der Ersteller festgelegt hat – zum Beispiel ein Speicherverbot, eine Text-Kopiersperre, unterbundenes Ausfüllen von Formularfeldern oder das nicht erlaubte Einfügen von Anmerkungen. Eines können aber auch clevere PDF-Reader nicht: Dokumente in allen Facetten bearbeiten oder die Dateigröße flexibel verkleinern. Dafür gibt es PDF-Editoren.

PDF-Editoren: Professionelle Anpassung für das perfekte Dokument

Was Word oder der Writer von Open Office für Textdokumente darstellen, das sind PDF-Editoren für PDF-Dokumente. Mit den fast durchweg kostenpflichtigen Programmen lassen sich PDFs vollumfänglich bearbeiten. Das betrifft das Layout ebenso wie die nicht sichtbaren Eigenschaften für Qualität und Dateigröße. Mit den Editoren lassen sich PDFs wie oben beschrieben auch einschränken, mit dem richtigen Werkzeug kann ein Leser diese aber teilweise umgehen. Wer eine möglichst professionelle Bewerbung in einer möglichst kleinen PDF-Datei erzeugen möchte, kommt um eines dieser Programme nicht herum.

sis/ham/reu/news.de

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Leserkommentare (1) Jetzt Artikel kommentieren
  • Christian Kassler
  • Kommentar 1
  • 12.07.2010 11:09

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